Avisierung
Elektronische Übermittlung einer Avisierung via Mail
Der Begriff Avisierung - kurz Avis - meint die Ankündigung für eine Zustellung von Waren oder auch Zahlungen und Rechnungen. Die Ankündigung kann elektronisch: Telefonisch, via E-Mail, per SMS oder Ähnliches erfolgen oder auch schriftlich in Papierform.
Inhaltsverzeichnis
Definition
Unter dem Begriff Avisierung - kurz auch Avis - versteht man die Vorinformation über die Zustellung von Waren oder über die Zustellung von Zahlungen und Rechnungen. Die Spedition kündigt vor der Auslieferung der Ware ihr genaues Kommen an. Die Ankündigung kann telefonisch oder schriftlich erfolgen. Grund für die Existenz eines Avis ist die enge Beziehung zwischen der Lagerverwaltung und der überlappenden kaufmännischen Ebene.
Achtung: Die Lieferavisierung ist nicht vergleichbar mit den Lieferpapieren! Letztere treffen erst zusammen mit der Ware ein.
Ein Lieferavis enthält in der Regel folgende Informationen.
- Artikelnummer
- Artikelmenge
- Gewicht und/ oder Volumen des Artikels
- Zeitpuntk des Wareneingangs
Synonyme für Avisierung sind zum Beispiel Avis, Liefermeldung oder auch englisch ASN (Advance Shipping Notice).
Lieferavis
Die Avisierung kommt beispielsweise bei Lieferketten zum Einsatz, wenn der Empfänger genaue Informationen bezüglich des eingehenden Lieferguts benötigt - in diesem Kontext auch Lieferavis genannt.
Die Liefermeldung ermöglicht eine Sendungverfolgung bei Speditionen oder Paketdiensten. Bei Verzögerungen im Lieferprozess können Engpässe bezüglich Personal oder Geräten durch die Informationen bezüglich des Eintreffens der Ware des Lieferavis umgangen werden. So können auch zu spät eintreffende Artikel problemlos weiterverarbeitet werden. Die Planung baut auf den Informationen des Lieferavis auf.
Denkbare Vorkehrungen bei verspätet eintreffender Ware können folgende sein:
- Umorganisation des Lagers, um bei eventuellen Platzproblemen die Einlagerung durchführen zu können
- Miteinbezug von Ressourcen - Personal und Geräte - für die Abfertigung und Weiterverarbeitung der gelieferten Güter und Waren
- Die Ausrichtung der Produktionsplanung
Avisierung im Zahlungsverkehr - Zahlungsavis und Rechnungsavis
Mit dem Zahlungsavis wird der Empfänger vorab über eine eingehende Zahlung informiert. Hier sind folgende Informationen enthalten:
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Zahlungsbetrag
- Eventuelle Skontoabzug
- Eventuelle Gutschrift
Besonders hilfreich ist ein Zahlungsavis bei Sammelüberweisungen. Hier wird die Zahlung der entsprechenden Gegenleistung direkt zugewiesen, wodurch dem Empfänger das Nachvollziehen erleichtert wird. Die Zahlungszuordnung in einem Zahlungsavis wird durch eine detaillierte Aufstellung aller ausgeglichenen Posten, die von der Zahlung betroffen sind, hergestellt (Rechnungen oder Gutschriften).
Mit dem Rechnungsavis erhält der Empfänger vorab die Information über eine eingehende Rechnung. Hier sind die gleichen Daten angegeben, wie im Zahlungsavis
